En toda gestión administrativa es común y hasta normal que existan errores por omisiones o procesos mal realizados, esto generalmente se debe al desconocimiento. Sin embargo también puede existir mala intención por parte de su Administrador. Lamentablemente cuando esos errores no son detectados a tiempo en su Comunidad, todos los copropietarios quedan expuesto a fugas de dinero y/o multas que pueden ser millonarias.
Por otro lado en nuestro rubro es muy común percibir una falta de supervisión en la Administración. A veces es sorprendente darse cuenta del poco tiempo y atención que un comunero o vecino dedica a preocuparse por su Comunidad, sin embargo en esa Comunidad tienen posiblemente su mayor patrimonio: su vivienda.
Se auditan las áreas críticas de gestión de su Condominio. Al contactarnos le enviaremos una descripción detallada de los aspectos que abarca esta revisión, los tiempos y valores. Los 5 principales conceptos que se abordan y revisan son:
Debido a la complejidad y profundidad de revisión, las auditorías generalmente un servicio costoso. Por esa misma razón muy pocas Comunidades pueden acceder este Servicio tan necesario. Esa es la razón por la que hemos desarrollado una forma de revisión sistemática que nos permite optimizar ciertos procesos y con ello disminuir los costos con el fin de ser un servicios accesible para la mayoría de los Condominios.
El tiempo de trabajo es de un mes desde que los documentos son entregados hasta el informe final. Los pasos del proceso de revisión son los siguientes:
Se evaluan las necesidades del Condominio y se responden preguntas. Pueden participar uno o más miembros del Comité de Administración.
Si se decide trabajar con CondominioAuditado.cl se firma un contrato y se retiran los documentos de forma física o virtual, así como las claves de instituciones como Previred entre otros.
Nuestro Equipo inicia el análisis de la información y se mantiene en contacto constante con los representantes de la comunidad para resolver dudas y actualizar los avances.
Se entrega un pre-informe con observaciones encontradas con la posibilidad de que el Administrador o el Comité de Administración aporte información que permita desarrollar el informe definitivo.
Se entrega el informe final a los miembros del Comité junto con la devolución de los documentos de la Comunidad. El informe incluye el detalle de todas las observaciones encontradas junto con los argumentos legales que respaldan tales comentarios.
Los Condominios pudieran tener un sistema informático para la gestión administrativa, sin embargo esto no es necesariamente indica que no habrá errores.
Un software por muy completo que sea, si no se utiliza correctamente, ocasionará los mismos problemas que los Condominios que no tienen sistemas informáticos. Ejemplos de software que revisamos en nuestras auditorias:
EDIPRO - Web: www.Edipro.com
CONDOMINIO PRO - Web: www.CondominioPro.cl
COMUNIDAD FELIZ - Web www.ComunidadFeliz.cl
KASTOR - Web: www.Kastor.cl
Auditores especialistas en revisión de software de administración e inmobiliarios.
Contratamos los servicios de Condominio Auditado y quedamos muy satisfechos con el resultado.
Recibimos un informe muy completo que nos ayudó a tomar medidas correctivas para proteger a nuestro Condominio.
PREGUNTAS DE CLIENTES
No. Solo se busca aportar transparencia en la gestión. En general se aconseja que todo Condominio se audite cada 2 años. Si el informe final indica que se deben hacer correcciones urgentes en la administración, lo más aconsejable es que el mismo Administrador sea quien corrija las deficiencias encontradas siembre que no se deban a una falta de probidad.
El valor de una Auditoría se caracteriza por ser elevado y esa es la razón por las que muchas Comunidades no pueden abordar este servicio tan necesario. Por esa razón en CondominioAuditado.cl hemos desarrollado un sistema que nos permite reducir los costos de este servicio, incluso para ofrecer alternativas a Comunidades pequeñas. Nuestros planes comienzan desde $5.000* pesos por unidad, lo que permite ofrecer un servicios accesible sin perder calidad y profesionalismo. *(para comunidades de más de 60 departamentos)
Por desconocimiento muchos Administradores cometen errores en la gestión legal de los empleados. Errores en el manejo de los turnos de trabajo, finiquitos mal redactados, ausencia en los comprobantes de feriado, libro de asistencia que no se apegan a la Ley del Trabajo entre otros.
En lo que respecta al cálculo de los Gastos Comunes (se use o no software), se han encontrado errores en el prorrateo de los departamentos según los porcentajes legales otorgados por el Conservador de Bienes Raíces. Es frecuente encontrar errores en los plazos de morosidad y el cálculo de la multas de esos departamentos. También se observa una falta de información mensual del Administrador hacia la Comunidad. Es así como por ejemplo cuando el Administrador se va de un Condominio, generalmente la Comunidad queda sin ningún documento que le permita conocer las gestiones realizadas.